管理办法
条款 1(目标与实作)
趋势科技跨越海洋、时区与文化差异,(以下称「公司」)在不同国家建立核心企业部门并进行跨国营运。
「公司」营运所在的国家,其法律与风俗各异,且这些不同营运环境的道德标准可能也会不同。「公司」也在 Nasdaq 股市 (Nasdaq) 与东京证交所 (TSE) 挂牌交易;它们均可能对利益冲突的道德处理、完整且公正的公开程序,及遵循法律、规则及规章等有更特殊的要求。
此管理办法的目标 (以下称「管理办法」)在于确保已传递「公司」的企业管理标准给「公司」所有董事、主管与员工。
「公司」董事会已针对「公司」所有董事、主管与员工采用此管理办法,以:
- 鼓励诚实道德的行为,包括个人与职业关系之间实际或明显利益冲突的道德处理方式;
- 鼓励完整、公正、精确、适时及易懂的公开报告及文件,以便「公司」提出或提交给美国联邦证交法规定的美国证管会 (SEC)、日本证交法规定的日本政府相关机构 (JGA),以及「公司」发表的其它公开言论;
- 鼓励遵循适当的法律、政府法规、规则及规章;
- 并鼓励立即内部报告违反此「管理办法」之行为给此处指定的适当人员,并提供强制执行机制。
每位董事、主管与员工都有义务正直地对待「公司」。除了其它条件之外,正直行事包括诚实与公正。欺骗与违反原则不符合正直的条件。他或她必须:
- 正直行事,包括在诚实及公正的前提下,仍必须保持数据的机密性或遵守公司政策。
- 注意法律(包括但不限日本与美国证券法)的形式和精神,与政府规则及规章、会计标准与公司政策。
- 遵守高企业道德标准。
条款 2(利益冲突与企业商机)
所有董事、主管与员工应避免与「公司」利益冲突的行为,并将个人利益置于「公司」利益之下。当个人的私人利益干扰或似乎干扰「公司」利益时,就会发生「利益冲突」。当员工的行为或利益可能让他/她难以客观、有效地执行「公司」任务时,即可能产生利益冲突。比方说,如果员工或其家人因「公司」职务之便收到不当的个人利益,即会产生利益冲突。必须经过董事会核可的具体利益冲突状况包括以下:
- 任何供货商或客户的任何重要所有权利益;
- 任何客户、供货商与竞争厂商之间的顾问或雇用关系;
- 任何会使个人分心而无法投入适当的时间与注意力在「公司」责任的外部业务活动;
- 来自与「公司」有现有或潜在业务关系之公司的昂贵礼物或其它娱乐收据;
- 处于监督、评审或影响工作评估,以及任何直系家属可获得报酬或利益的职位;
- 并必须在相等层级的董事、主管与员工许可的情况下,才能买、卖「公司」的任何产品。
会对员工造成利益冲突的任何事物,且该事物如果与其家族成员相关,也很可能会造成利益冲突。
条款 3(公司公开)
3.1. 「公司」中每位参与公开程序的董事、主管与员工必须熟悉并遵循「公司」的公开控制与程序,以及他或她工作责任范围内相关的财务报告内部控制,以便「公司」提交给 SEC 及/或 JGA 的公开报告与文件,能依情况完全符合适当的美国联邦证券法律及/或日本证券法律。此外,拥有这些文件归档或「公司」其它有关一般业务、结果、财务情况与前景公开通讯之直接或管理权限的他或她,应该在其工作责任范围内,咨询其它「公司」主管与员工,并采取适当的公开相关步骤,以达到完整、公正、精确、适时与易懂的公开目标。
3.2. 每位董事、主管与员工在其工作责任范围内,必须:
- 他或她应熟悉适用「公司」及「公司」业务与财务营运的公开要求。
- 非故意误传或造成其它人误报有关「公司」的事实给「公司」内外的其它人,包括「公司」的独立稽核人员、政府规范机构与自主的组织。
- 适当检阅并审慎分析提议的公开数据以确定其精确度与完整性(或在适当时指派此任务给其它人)。
条款 4(机密性)
所有董事、主管与员工应维护有关「公司」、关系企业、客户、合资企业及其它类似一方的保密信息,一旦泄漏,将会伤害「公司」或其它类似单位。
条款 5 (禁止不公平的交易)
5.1. 「公司」不会透过非法或不道德的业务行为来追求竞争优势。
5.2. 所有董事、主管与员工应尽力公平对待业务上的客户、竞争者与其它人士,并避免从事不公平的交易或行为,例如操控价钱或市场、不适当地隐瞒事实、利用职位优势取得不当的信息、传达错误的信息以及其它类似行为。
条款 6(「公司」资产的保护与适当使用)
所有董事、主管与员工应该保护「公司」资产且确保有效地运用该资产。所有「公司」资产只能用于合法的业务用途,且不得使用在违反美国海外贪污行为法 (US Foreign Corrupt Practices Act) 或其它适当法律及规章的违法行为。
条款 7 (遵循法律)
7.1. 所有董事、主管与员工必须注意适用「公司」业务的所有法律及规章,包括美国与日本证券法律。
7.2. 所有董事、主管与员工必须对证券投资的行为充份注意,以免违反内线交易法,且确定遵循所有适当的证券法、规章及「公司」规定。
7.3. 内控经理 (Internal Control Manager) 和/或全球人力资源和/或法律部门有责任更新本「管理办法」,以维持遵循适当的法律与规则。
条款 8(报告不遵循法规的责任)
8.1. 所有董事、主管与员工必须接受遵守此管理办法的个人责任,且任何董事、主管与员工在得到实际或预谋的违反或可能违反「管理办法」之交易的信息、消息或怀疑时,应立即报告这类交易行为给其直属上司或其它适当的经理,或直接报告地区人力资源与/或法律部门。
8.2. 必要时,地区人力资源与/或法律部门会将报告转递给全球人力资源与/或法律部门和/或企业稽核人员和/或内控经理。在这种情况下,上述人员均有责任针对违反管理办法行为的报告,进行完整彻底的调查。
8.3. 违反法律或本「管理办法」的董事、主管与员工必须接受惩罚,这包括最严重解雇,或在犯罪或严重违法的情况下通知 SEC 或适当的执法机关。董事会必须采取行动矫正违法行为,并避免类似违规行为再次发生。
8.4. 符合任何条款 8.1 报告的「公司」以及任何董事、主管与员工,不得针对提交报告或参与报告调查的人员,其报告或调查行为进行报复。
条款 9(本管理办法的修正与弃权书)
9.1. 只有在公司董事会决议之下,管理办法方可修正,此时也可以准予豁免董事、主管或员工在任何方面遵循此管理办法的责任之弃权书 (waiver)。
9.2. 必须根据相关的美国证管会 (SEC) 与 Nasdaq 及/或 TSE 规定,进行此管理办法的任何变更或授与公司董事或主管任何弃权书,且在必要范围内立即对股东公开该信息。

